Assistante virtuelle pour formateurs
Pour vous consacrer à vos sessions, pas à l'administratif.
Devis, facturation, relances, prise de rendez-vous : je prends en charge la gestion qui s'accumule entre deux sessions de formation.
Ou réserver directement votre appel de 30 minutes
Basée en Île-de-France, j'interviens à distance dans toute la France.
Ce qui s'accumule entre deux sessions
Vous préparez et animez. Je m'occupe de ce qui suit, avant et après.
- Devis, factures, relances de paiement
- Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda
- Réponse aux demandes entrantes et suivi des dossiers en cours
- Classement et archivage de vos dossiers (conventions, factures, supports)
Les formules Entrepreneurs & TPE s'appliquent : mise en route, puis abonnement au rythme de votre activité. Voir les tarifs
Une session, de la convention à l'attestation
Chaque session produit sa série de documents : proposition, convention ou contrat, convocation, feuilles d'émargement, attestation de fin de formation, questionnaires de satisfaction. Je prépare et j'envoie chaque pièce au bon moment, et je range les preuves que demande l'audit Qualiopi pour qu'elles soient prêtes le jour venu.
Pour les formations financées par un OPCO ou par le CPF, je suis les dossiers de prise en charge, puis les demandes de paiement une fois la session terminée.
En début d'année, je rassemble les chiffres du bilan pédagogique et financier à partir des dossiers de l'année écoulée.
Pour repérer le moment où l'administratif prend trop de place, lisez les 7 signes qu'il est temps de déléguer.
Ce qu'on me demande avant de commencer
Comment se passe la facturation ?
Au forfait mensuel quand le travail est régulier, à la mission quand il est ponctuel. Le détail, le rythme et le tarif sont écrits noir sur blanc avant que je commence. Pas de dépassement sans votre accord.
Et la confidentialité de mes dossiers ?
Un accord de confidentialité est signé avec chaque devis, systématiquement. Vos documents restent chez vous : je travaille dans vos espaces de stockage, je ne conserve rien de mon côté une fois la mission terminée.
Sur quels outils est-ce que vous intervenez ?
Sur les vôtres. Messagerie, agenda, logiciel de facturation : je m'adapte à ce que vous utilisez déjà plutôt que de vous faire changer.
Décrivez-moi ce qui vous prend le plus de temps
En 30 minutes, on regarde ce qui vaut le coup de déléguer.