Relancer une facture impayée sans abîmer la relation client

Une facture impayée se règle rarement toute seule. Le plus souvent, elle a été oubliée, égarée ou mise de côté, et une relance claire suffit. Ce qui fait la différence, c'est la régularité : un calendrier fixe, des messages prêts à partir, et une limite au-delà de laquelle on passe à l'étape formelle.

Ce qui se joue avant l'échéance

Une relance est plus simple quand la facture est irréprochable. Entre professionnels, elle doit indiquer la date d'échéance, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Sans délai convenu, le paiement est dû 30 jours après la réception de la prestation. Un délai négocié ne peut pas dépasser 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois.

Pour un client particulier, l'indemnité de 40 € ne s'applique pas, mais la date d'échéance et les conditions de paiement restent à indiquer sur le devis et la facture.

Un calendrier de relance fixe

• Le lendemain de l'échéance : un mail court et cordial, avec la facture en pièce jointe.
• Une semaine après : un deuxième mail, suivi d'un appel le jour même.
• Deux semaines après : un appel pour comprendre le blocage et proposer un échéancier si le client est en difficulté.
• Un mois après : une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le calendrier compte plus que le ton. Un client qui sait que chaque retard sera relancé à date fixe paie plus vite la fois suivante.

Trois modèles de message

Première relance, par mail. « Bonjour [prénom], sauf erreur de ma part, la facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [montant], arrivait à échéance hier. Je vous la remets en pièce jointe. Si le règlement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce message. »

Deuxième relance, par mail. « Bonjour [prénom], je reviens vers vous au sujet de la facture n° [numéro], échue depuis une semaine. Pouvez-vous me confirmer la date de règlement prévue ? Je reste disponible si un point bloque de votre côté. »

Mise en demeure, par lettre recommandée. Elle reprend les références de la facture, le montant dû, les pénalités de retard et l'indemnité de 40 €, et fixe un délai de paiement de huit à quinze jours. Elle mentionne qu'à défaut de règlement, vous engagerez une procédure de recouvrement.

Si rien ne bouge

Pour une créance de moins de 5 000 €, la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances passe par un commissaire de justice, sans juge, si le client accepte de payer.

Au-delà, ou en cas de refus, l'injonction de payer se demande au tribunal de commerce si votre client est commerçant, au tribunal judiciaire dans les autres cas. Le dossier peut se déposer sans avocat, avec la facture, les relances et la mise en demeure.

D'où l'intérêt de garder une trace écrite de chaque relance : c'est elle qui constitue le dossier.

Si vos factures partent elles-mêmes en retard, lisez les 7 signes qu'il est temps de déléguer.